浅谈报业系统资料信息的数字化管理

供稿：《新闻实践》杂志 □俞光

在中国新闻发展史上，资料信息的撷取、管理曾经是其一个重要的组成部分，虽为配角默默无闻，却为新闻事业的发展作出过很大的贡献。然而在当今网络信息时代，再以旧有的运作模式管理资料信息，必将面临越来越大的生存压力。因而，摒弃旧的运作模式，将资料信息的撷取、管理融入网络化大潮，建立数字化管理的资料信息部门，最大限度地为一线采编人员提供信息资源，满足新闻采编中所需的各种信息要求，是其生存、立足、发展的前提。

1、报业资料信息部门要发挥它应有的作用，首先必须顺应报业发展的需要。在信息飞速发展的今天，平面媒体多年积累的资料大多已数字化，如何将这一不可估量的宝贵财富转化成有效的生产要素，这是资料信息管理必须面对的挑战。面对海量、繁杂的信息，如何把它有效组织起来，让用户能方便、准确、及时地搜集到所需资料，必须进行硬件方面的建设，实现计算机管理，建立资料信息数据库、报刊数据库，实现集团内部的网络化，使信息资源得到充分共享。

笔者以为，在解决了技术制约后，报业资料部门还应该向社会公众开放，让沉睡的信息资源得到充分的利用。目前全国省级报社虽然都建立了网站，但遗憾的是不少网站仅局限于发布新闻，读者还无法便捷地查阅相关的报纸资料。

2、建立特色数据库，开展特色服务，这是报业资料信息部门今后的工作重点。特色数据库是指根据信息资源开发的具有独特内容的专题数据库，历史上报社资料部门都曾经做过这方面的工作。以浙江日报为例，资料室曾投入很多人力做专题剪报，这是现代专题数据库的雏形，内容涉及：两会专剪、人物专剪、地方专剪、历史专剪、名胜古迹、资源开发等等。每当报社有重大报道任务时，这些多年积累的专剪资料为采编部门提供了丰富的背景材料，同时也为记者提供了许多有价值的新闻线索。随着新闻事业的不断发展，对数据库有了新的更高要求，以往的纸质专剪资料已无法适应现代新闻出版的需要，时效性差、数量有限降低了它的使用价值。因此，借助于互联网的现代专题数据库将成为报业集团资料部门今后的工作重点，它的特点是更具有针对性、时效性以及具有海量信息。这与以往的手工专剪资料是无法相提并论的。例如“3·11”日本大地震新闻专题，可以汇集国际、国内所有新闻媒体对这次地震、海啸的报道评论，同时又可以引伸出另一个专题：日本福岛核灾难等。如果条件允许，也可以把电视视频也一起加入专题，这就形成了完整的资料数据库。

同样我们也可以做人物专题、社会事件专题数据库等。由于有电脑技术的支持，海量的新闻报道也能完成制作专题数据库,这是报社资料信息管理的大方向。

3、资料信息馆藏建设向数字化方向发展。历史上，资料信息部门以收藏为中心的观念始终是馆藏建设的主导，而现时资料信息部门则以信息的可获性和传递性作为评价资料信息部门工作优劣的标准。现代网络环境的形成使资料信息馆藏模式发生了巨大的变化，将面临结构性的变革。网络时代的到来，使资料馆藏部门不仅需要利用自己收藏的信息资源为读者提供服务，如何搜集来自网络世界的真实有效信息，是资料管理员需要花大力气进行探索的课题。

近年来，新型载体——电子出版物如雨后春笋般蓬勃发展。与传统的纸质文献相比，数字化出版物具有体积小、信息量大，检索和阅读方便快捷，易于保存的特点。在报社资料馆藏面积有限的情况下，这不失为一个有效的收藏手段。

笔者认为，数字化管理工作的开展，当务之急要建立一支高素质、高技能、年轻化的馆藏管理人员队伍。因此相关部门要加大管理人员的培训力度，学习数字化管理知识，提高数字化管理的意识，尽快做好传统档案管理向数字化管理的转型工作。不久的将来，我们将不再需要宽大的档案储存空间，再多的馆藏信息都可以被小小的光盘所替代。随着计算机网络的进一步发展，数字化档案管理将成为现代化资料信息管理的必由之路。（作者单位：浙江日报报业集团）